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Ireko — Notice de confidentialité

Projet, à valider par le responsable du produit avant la mise en ligne. Les passages entre crochets sont à compléter. Une relecture juridique reste à sa discrétion (conception M6, section 5.11).

Dernière mise à jour : [date de mise en ligne]

En deux phrases

Ireko est un assistant qui aide une entreprise de services (dépannage, entretien, installation) à recevoir les demandes de ses clients, à planifier ses interventions et à écrire les emails qui vont avec. Pour cela, Ireko traite des données sur les clients de cette entreprise et sur son équipe, en France et dans l'Union européenne, et une partie de ces données est lue par un modèle d'intelligence artificielle fourni par Anthropic aux États-Unis, dans le cadre d'un accord de traitement des données.

Qui est responsable

• Votre entreprise de services (l'entreprise qui utilise Ireko) est le responsable du traitement des données de ses clients. C'est elle qui décide quelles demandes Ireko traite et qui valide les actions importantes.
• Ireko ([raison sociale, forme juridique, adresse, numéro d'immatriculation]) est le sous-traitant : Ireko traite ces données pour le compte de l'entreprise, selon ses instructions. Contact : [adresse email de contact].
• Les fournisseurs techniques ci-dessous sont des sous-traitants ultérieurs d'Ireko, chacun lié par un accord de traitement des données.

Si vous êtes un client d'une entreprise qui utilise Ireko, cette entreprise reste votre interlocuteur : les emails que vous recevez sont envoyés en son nom et vos demandes lui sont adressées.

Quelles données

Ireko traite les données nécessaires à la gestion des interventions, et rien d'autre :

• Sur les clients de l'entreprise : nom, adresse email, numéro de téléphone, adresse des sites à desservir, et l'historique des interventions (dates, type de travaux, technicien envoyé, échanges d'emails à ce sujet).
• Sur l'équipe de l'entreprise : nom, adresse email, compétences et horaires de travail des techniciens, adresse de départ pour le calcul des trajets.
• Les emails que les clients envoient à l'adresse de l'entreprise gérée par Ireko, et les réponses envoyées en son nom.
• Les fichiers que l'entreprise importe elle-même (listes de clients, de sites ou d'interventions).
• Des données techniques : identifiants de connexion des utilisateurs de l'entreprise (email et mot de passe, celui-ci stocké sous forme chiffrée), journaux d'activité (quelle action, quand, par qui), erreurs techniques.

Ireko ne collecte pas de données de paiement, pas de données sensibles au sens du RGPD, et ne suit pas la navigation des visiteurs : aucun traceur publicitaire ni analytique n'est utilisé.

Ce que fait l'intelligence artificielle

Une partie du travail d'Ireko est confiée à des modèles de langage (les modèles Claude d'Anthropic). Concrètement, le modèle :

• lit les emails des clients pour comprendre la demande (quel problème, où, quand), les classer et proposer une réponse ;
• lit les fichiers importés pour reconnaître les colonnes ;
• prépare les plannings et rédige les brouillons d'emails ;
• converse avec le gérant de l'entreprise dans l'application.

Le modèle voit donc le texte des emails des clients, leur nom, leurs adresses et l'historique de leurs interventions. Il ne voit pas les mots de passe. Ses actions importantes (envoyer un email à un client, réserver ou annuler une intervention) sont soumises à la validation de l'entreprise, sauf celles que l'entreprise a expressément choisi de laisser faire automatiquement, et chaque action est consignée dans un journal que l'entreprise peut lire.

Les données envoyées au modèle ne servent pas à l'entraîner : Anthropic s'y engage dans son accord de traitement pour l'usage via son API. [À vérifier à la signature de l'accord : la durée de conservation chez Anthropic, 30 jours au plus par défaut, ou zéro avec l'option correspondante.]

Où vont les données

Aucune donnée n'est vendue ni transmise à d'autres tiers.

Combien de temps

• Les données de l'entreprise et de ses clients sont conservées tant que l'entreprise utilise Ireko, puis supprimées dans les [30] jours suivant la fin du contrat, sauf obligation légale contraire.
• Les sauvegardes de la base sont conservées 14 jours (sauvegardes automatiques) et 30 jours (copie chiffrée nocturne), puis effacées à leur tour.
• Les journaux d'erreurs techniques sont conservés [90] jours.
• Les journaux d'envoi d'emails du fournisseur sont conservés [à vérifier selon le forfait Mailgun] jours.

Pendant le pilote, Ireko ne supprime aucune donnée de son propre chef : une intervention annulée ou un technicien parti restent dans l'historique de l'entreprise.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur correction, leur suppression, ou vous opposer à un traitement :

• Si vous êtes un client d'une entreprise qui utilise Ireko, adressez-vous à cette entreprise ; Ireko l'aide à répondre dans le délai légal d'un mois.
• Si vous êtes une entreprise utilisant Ireko, écrivez à [adresse email de contact]. La suppression du compte d'une entreprise efface ses données et celles de ses clients dans le délai indiqué ci-dessus.

Vous pouvez aussi saisir la CNIL (www.cnil.fr).

Sécurité

L'application est accessible uniquement en connexion chiffrée (HTTPS). Chaque entreprise ne voit que ses propres données, et cette séparation est appliquée par la base de données elle-même. L'équipe d'Ireko voit des compteurs (nombre de demandes, d'interventions, coût du modèle) et jamais le contenu des emails ou des conversations ; quand il faut lire un email pour aider, c'est avec l'entreprise, depuis son compte. Les mots de passe ne sont jamais stockés en clair.

Modifications

Cette notice peut évoluer avec le service. La date en tête de page indique la dernière version ; un changement important est annoncé aux entreprises utilisatrices par email.